Cложилась такая ситуация: пожар. Сгорели все документы, касающиеся кадров: приказы о приеме на работу сотрудников, приказы об увольнении, трудовые договора, личные карточки, должностные инструкции за 3 года.
Вопрос: чтобы восстановить документы мы должны на них писать дату восстановления, старую дату, которая была на документе или ставить дату восстановления и делать какую то преамбулу на документе, объясняющую суть дела (о пожаре)?
Ответ специалиста Консалтинговой группы "Партнер":
Согласно требований, установленных пунктом 6.8. Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССП 29.07.1983г. № 105 в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия обязан издать приказ о назначении комиссии по расследованию причин гибели документов. Для участия в работе комиссии приглашаются представители государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия. Желательно, чтобы данный акт содержал перечень утраченных документов. Кроме того, для подтверждения причины утраты документов, необходимо получить справку противопожарной службы. Указанные документы будут являться основанием для оформления дубликатов утраченных документов.
С точки зрения существующей правовой традиции дубликат представляет собой второй или следующий экземпляр какого-либо письменного документа, имеющий, в отличие от копии, одинаковую с подлинником юридическую силу. Дубликат оформляется при утере подлинного документа. Дубликат изготавливается той организацией, который был издан основной документ.
Для изготовления дубликата используется соответствующий бланк или чистый лист, воспроизводящий все реквизиты ранее утерянного документа. В дубликате должны быть указаны: дата и номер подлинного документа; фамилия, инициалы и должность лица, подписавшего подлинный документ; дата подписания дубликата; фамилия, инициалы и должность лица, подписавшего дубликат. В верхнем правом углу проставляется отметка «дубликат». Дубликат удостоверяется печатью организации.
В случае, если в результате пожара были также утрачены трудовые книжки работников, то при оформлении дубликатов трудовых книжек следует руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003г. № 225 «О трудовых книжках» и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003г. № 69.
Трудовой стаж работников организации в этом случае устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.
Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия - на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе.
Если работник до поступления в организацию уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.
По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.
Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.
В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.
Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 прежде всего вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.
Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.
Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.
В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.
В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу.
