Вопрос 2:

Руководитель организации доставляет материал на личном автомобиле. Каким документом будут оформляться расходы у этой организации, которая использует УСНО?

Ответ специалиста Консалтинговой группы "Партнер":

При применении УСНО с объектом налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов», для целей налогообложения принимаются только те расходы, которые поименованы в перечне, установленном п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ (НК РФ). При этом такие расходы должны соответствовать критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть быть обоснованными, документально подтвержденными, произведенными для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Есть два варианта оформления отношений с сотрудником, личный автомобиль которого используется в производственных целях.

1. Выплата компенсации.
Выплата работнику компенсации за использование личного транспорта, а также возмещение расходов, связанных с его использованием, предусмотрены Трудовым кодексом РФ (ст. 188). Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей учитываются при определении налоговой базы по единому налогу, но только в пределах норм, установленных Правительством РФ (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Постановлением Правительства РФ от 08 февраля 2002 г. № 92 утверждены нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. На использование этих норм для целей УСНО прямо указано в Постановлении № 92.
Для включения сумм компенсаций в состав расходов, принимаемых для целей исчисления единого налога, необходимо, чтобы они соответствовали общим критериям признания расходов, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ. В связи с этим, при выплате компенсаций и принятии их к учету, работодатель должен исходить из следующего (см. Письмо Минфина РФ от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140):
– основанием для произведения компенсационных выплат является приказ руководителя предприятия, в котором указаны размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования), а также документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля, в частности, копия технического паспорта личного автомобиля (если работник управляет по доверенности – соответствующие документы);
– выплата компенсаций производится работнику в случаях, когда его личный автомобиль используется в процессе производственной (служебной) деятельности, связанной с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями;
– в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов;
– компенсации выплачиваются один раз в месяц и не зависят от количества календарных дней в месяце;
– за время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т.п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

2. Вместо выплаты компенсации организация может заключить со своим работником договор аренды автомобиля. Договор аренды транспортного средства заключается в строгом соответствии с нормами гражданского законодательства.

Независимо от срока, договор аренды транспортного средства должен быть заключен в письменной форме.
Договор аренды предусматривает уплату арендатором арендной платы. Обращаем внимание, что в этом случае компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок, предусмотренная Постановлением № 92, работнику не выплачивается.
Гражданский кодекс РФ (ГК РФ) предусматривает два вида договора аренды транспортных средств: с экипажем и без экипажа.
Договор аренды транспортного средства с экипажем предполагает предоставление арендодателем автомобиля в аренду и оказание им услуг по управлению автомобилем и его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). В этом случае (если иное не предусмотрено договором аренды) арендатор несет лишь расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов (ст. 636 ГК РФ). Поддержание надлежащего состояния арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта, и предоставление необходимых принадлежностей (ст. 634 ГК РФ), а также его страхование (ст. 637 ГК РФ) являются обязанностью арендодателя.
При заключении договора аренды транспортного средства без экипажа, арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 642 ГК РФ). Осуществление текущего и капитального ремонта транспортного средства в этом случае является обязанностью арендатора (ст. 644 НК РФ). Если иное не предусмотрено договором аренды, арендатор несет также расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование (включая страхование своей ответственности), а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. 646 ГК РФ).
Арендные платежи за арендуемое имущество включаются организацией, применяющей УСНО, в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по единому налогу, в соответствии с пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
Расходы на приобретение ГСМ и другие расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля, учитываются организацией в составе расходов на содержание служебного автотранспорта на основании пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
Первичным документом по учету работы легкового автотранспорта, а также основанием для начисления заработной платы водителям и списания израсходованного топлива является Путевой лист легкового автомобиля, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Пунктом 2 этого Постановления установлено, что утвержденные им унифицированные формы применяются всеми юридическими лицами, эксплуатирующими автотранспортные средства.
Затраты организации на техническое обслуживание арендованного транспорта также учитываются организацией при определении налоговой базы по единому налогу. Основанием для этого может служить как пп. 12, так и пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Напомним, что пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ предусматривает учет для целей налогообложения материальных расходов, которые принимаются применительно к порядку, предусмотренному для целей исчисления налога на прибыль ст. 254 НК РФ. А пп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ относит к материальным расходам расходы на техническое обслуживание основных средств.
Расходы на ремонт арендованных основных средств учитываются при УСНО в соответствии с пп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
Для подтверждения произведенных налогоплательщиком расходов на ремонт основных средств необходимо иметь в наличии следующие документы:
– документы, подтверждающие оплату ремонтных работ;
– акт приемки-передачи выполнения ремонтных работ;
– договор аренды;
– документы, подтверждающие оплату использованных материалов, платежные ведомости и т.п. – при осуществлении ремонта собственными силами.