Автор: Антонина Борисовна Харитонова, руководитель Департамента организации и развития бизнеса Консалтинговой группы «Партнер»
Опубликовано: журнал «Налоговый лоцман», №10 (96), октябрь 2008 г.
- заявление;
- служебная записка;
- докладная записка;
- объяснительная записка;
- уведомление;
- предложение;
- заключение;
- акт;
- протокол;
- справка;
- и другие.
Следует отметить, что при оформлении любой информационно-справочной документации, будь то записка, протокол, акт или справка, нужно руководствоваться требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Общими правилами для оформления информационно-справочной документации являются:
- указание на автора (организацию, структурное подразделение или должностное лицо, от которого исходит документ);
- наименование адресата, которому направляется документ;
- ФИО работника, написавшего документ;
- дата составления, регистрационный номер;
- наименование вида документа (например: «Заявление», «Докладная записка»);
- текст;
- подпись составителя с указанием должности.
Рассмотрим способы и особенности оформления информационно-справочных материалов.
Заявления.
Заявление – это документ, содержащий просьбу или предложение лица должностному лицу.
Как правило, в кадровом делопроизводстве используются определенные наработанные формы и образцы заявлений. Они касаются всех возможных направлений относящихся к кадровой деятельности организации.
Приказы, издаваемые на основании поданных работниками заявлений не должны иметь противоречия с содержанием данных заявлений.
Рассмотрим пример написания заявления о приеме на работу:
Заявление от будущего работника, как правило, содержит просьбу о его зачислении в конкретную организацию, а также основные и дополнительные данные о работнике.
Обычными требованиями к заявлению о приеме на работу, впрочем, как и для ряда других заявлений, являются требование написания заявления от руки и наличие необходимых реквизитов. В тексте заявления о приеме на работу указывается должность, наименование структурного подразделения и организации, особые условия работы: по совместительству, на определенный срок, на неполный рабочий день и т.д.
Следует отметить, что допускается составление заявления на трафаретном бланке, разработанном у конкретного работодателя, однако собственноручное оформление подписи работника и даты написания заявления являются обязательным требованием к заявлению.
Примером заявления о приеме на работу может служить следующий образец.
Директору ЗАО «Актив»
В.С.Генералову
от Сергеевой Аллы Петровны,
проживающей по адресу:
454000, г.Челябинск,
ул.Строителей, д.6, кв.11
Отдел кадров:
Оформить прием на работу
Генералов. 20.08.2008
Заявление
Прошу принять меня на работу с 21.08.2008 года в бухгалтерию на должность старшего бухгалтера.
С трудовыми обязанностями и режимом предстоящей работы ознакомлена.
Сергеева А.П.Сергеева
20.08.2008
В настоящее время заявление о приеме на работу не является обязательным документом при оформлении трудовых отношений. Тем не менее, многие кадровые специалисты предлагают вновь поступающим на работу собственноручно написать заявление о приеме, так как в наличии такого заявления нет ничего плохого. Тем более что в нем можно отразить целый ряд обстоятельств, например, факт и причину отсутствия трудовой книжки или иного документа (подлинника или дубликата); на заявлении работником может быть сделана запись о том, что он ознакомлен с Правилами внутреннего трудового распорядка, другими, как это предписано статьей 68 Трудового кодекса РФ, локальными актами, которые в той или иной степени имеют отношение к его будущей трудовой функции и тем самым предопределяют его дальнейшую трудовую деятельность, а также его трудовые права и обязанности. В частности - это должностная инструкция (если в трудовом договоре имеется на нее ссылка), перечень сведений, составляющих коммерческую тайну (если данное лицо по характеру выполняемой работы будет иметь дело с такими сведениями), коллективный договор (если он имеется в организации) и др.
Следует добавить, что при рассмотрении вопроса о приеме на работу могут рассматриваться и такие дополнительные документы, как резюме и анкета.
Резюме представляет собой сжатую краткого вида информацию, которую работник хочет предложить для внимания принимающей на работу стороне. Резюме также можно назвать правдивой саморекламой.
Анкета составляется лично работником и содержит данные о себе, которые могут быть подтверждены какими-либо документами. Данные сведения проверяются специалистом кадровой службы. Как правило, каждый конкретный работодатель разрабатывает свою форму анкеты. В состав анкеты помимо общих вопросов о работнике могут входить вопросы, имеющие непосредственное отношение к выполнению будущей работы.
Рассмотрим оформление заявления о предоставлении отпуска:
Необходимо отметить, что очередность предоставления трудовых отпусков согласно статье 123 Трудового кодекса РФ устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утвержденным нанимателем по согласованию с профсоюзом, либо нанимателем по согласованию с работником в случае отсутствия профсоюза. Утвержденный в установленном порядке график трудовых отпусков является достаточным основанием для издания распорядительного документа о предоставлении отпуска. Заявление работника в этом случае не требуется, хотя и может быть написано в зависимости от установленной в организации процедуры оформления отпусков.
Вместе с тем в ряде случаев согласно законодательству заявление работника является необходимым. Например, при продлении или переносе трудового отпуска, когда в соответствии со статьей 124 работник обязан уведомить нанимателя о причинах, препятствующих использованию трудового отпуска в запланированный срок, и времени продления отпуска. Аналогичным образом статьей 256 ТК РФ установлено, что отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет предоставляется по письменному заявлению матери ребенка. Без написания заявлений трудно обойтись при оформлении различных видов социальных отпусков, продолжительность и сроки которых в графике трудовых отпусков, естественно, не отражаются.
Форма заявления, на основании которого работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск, выглядит обычно следующим образом:
Директору ЗАО «Актив»
В.С.Генералову
от старшего бухгалтера
Сергеевой Аллы Петровны
Отдел кадров:
Подготовить приказ
о предоставлении отпуска
Генералов. 12.08.2008
Заявление
Прошу предоставить мне ежегодный отпуск с 15.08.2008 года.
Сергеева А.П.Сергеева
12.08.2008
Если же это заявление на отпуск другого вида (учебный отпуск, отпуск по уходу за ребенком и др.), то в тексте заявления должны присутствовать ссылки на наличие у работника оснований для такого вида отпуска в виде конкретного документа, типа больничного листа, справки образовательного учреждения и т.д. Без подобного приложения к заявлению на отпуск, такие виды отпусков работнику не могут быть предоставлены.
С резолюцией руководителя заявление направляется специалисту кадровой службы для подготовки приказа о предоставлении отпуска, а также для отражения данной информации в личной карточке работника.
Приведем другие формулировки текста заявления о предоставлении отпуска:
- прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы с 15.08.2008 г. на 10 календарных дней в связи с необходимостью ухода за больным отцом;
- прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы с 15.08.2008 г. на 15 календарных дней для сдачи вступительных экзаменов в Челябинский государственный университет;
- прошу перенести начало моего ежегодного отпуска с 15.08.2008 г. на 01.08.2008 г. в связи с приобретением путевки в санаторий на указанный срок и т.д.
Следующий вид заявлений – это заявления о переводе.
Перевод может быть постоянный и временный. Инициатором перевода может являться как работник (в этом случае пишется соответствующее заявление), так и работодатель (составляется представление о переводе, предложение о переводе, уведомление о переводе, докладная записка о временном переводе и др.).
Рассмотрим оформление заявления о переводе:
Директору ЗАО «Актив»
В.С.Генералову
от старшего бухгалтера
Сергеевой Аллы Петровны
Отдел кадров:
Подготовить доп.соглашение
к трудовому договору
А.П.Сергеевой и приказ о переводе.
Генералов. 12.08.2008
Заявление
о переводе на другую работу
Прошу перевести меня на должность главного экономиста с 15.08.2008 года.
Сергеева А.П.Сергеева
12.08.2008
Не возражаю
Начальник экономического отдела
Романова Е.А.Романова
12.08.2008
Согласен
Главный бухгалтер
Данилов И.В.Данилов
В случае если осуществляется перевод специалиста из одного отдела в другой, то на заявлении необходимо получить визы руководителей обоих отделов. После рассмотрения заявления о переводе и принятии по нему положительного решения оно передается специалисту по кадрам, который оформляет приказ о переводе, дополнительное соглашение к трудовому договору, а заявление подшивает в личное дело.
Текст заявления о переводе может содержать ссылку на медицинское заключение, в соответствии с которым работник просит перевести его на постоянную или временную работу, не противопоказанную по состоянию здоровья. В данном случае к заявлению также необходимо приложить соответствующее медицинское заключение.
При переводе работника по инициативе работодателя возможно составление следующих видов документов в зависимости от ситуации:
- представление о переводе: пишется руководителем отдела (службы) на имя руководителя организации в связи с наличием вакантной должности в данном отделе с обоснованием выбора того или иного сотрудника на данный перевод;
- предложение о переводе (в том числе по состоянию здоровья): пишется руководителем организации на имя работника;
- уведомление о переводе на работу в другую местность: пишется руководителем организации на имя работника с указанием причины перевода;
- докладная записка о необходимости временного перевода: пишется руководителем отдела на имя руководителя организации с указанием причины перевода и ФИО работника, подлежащего переводу;
- уведомление о временном переводе на работу, требующую более низкой квалификации: пишется руководителем организации на имя работника с указанием причины и условий перевода;
- уведомление об отсутствии подходящей работы (в соответствии с медицинским заключением).
Заявление об увольнении.
Большой блок вопросов возникает при решении кадровой задачи по увольнению работника.
Если это увольнение по собственной инициативе работника, то оно выполняется на основании заявления данного работника. Заявление рассматривается, и на основании этого заявления издается приказ об увольнении. Как правило, заявление об увольнении работник пишет за две недели до срока увольнения. Например:
Директору ЗАО «Актив»
В.С.Генералову
от старшего бухгалтера
Сергеевой Аллы Петровны
Отдел кадров:
Оформить увольнение А.П.Сергеевой
Генералов.01.08.2008
Заявление об увольнении
Прошу уволить меня 15.08.2008 года по собственному желанию.
Сергеева А.П.Сергеева
01.08.2008
Обратите внимание, что ход этому заявлению дает подпись непосредственного руководителя. Затем следует приказ об увольнении, запись в трудовой книжке и личной карточке. Копия приказа подшивается в личное дело работника, которое сдается в архив.
Акты
Акт – это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.
При увольнении за прогул, появление в нетрезвом виде, за хищение имущества и других нарушениях заявление не пишется. В таких случаях необходимо составление других документов, предшествующих оформлению приказа об увольнении. Например:
- акт о нахождении на работе в состоянии алкогольного опьянения;
- акт об отсутствии на работе в течение 6-ти часов без уважительных причин;
- докладная записка о систематическом невыполнении обязанностей, предусмотренных трудовым договором.
В акте о нарушении дисциплины труда обязательно указывается:
1. Дата, место и время составления.
Если акт составляется по случаю опоздания или прогула, то время в нем нужно указать с точностью до минуты.
2. Кто составил акт.
Эту обязанность выполняет или непосредственный начальник провинившегося работника, или специалист отдела кадров. Необходимо указать должность, фамилию и инициалы составителя акта. Например: "Мною, специалистом отдела кадров Семеновой О.А., в присутствии начальника отдела продаж Быстровой Е.Н., старшего юрисконсульта Иванова О.И. составлен настоящий акт о нижеследующем".
3. В присутствии кого составлен акт. Здесь указываются фамилии, инициалы и должности свидетелей (желательно пригласить не менее двух человек и лучше не из того отдела, где работает нарушитель).
4. Какое именно нарушение допустил работник. Например: "15 августа в 14 ч 00 мин. менеджер Сергеев Б.А. находился на работе в состоянии алкогольного опьянения".
5. Предварительные объяснения нарушителя. Объяснения необходимо записать дословно, разумеется, исключая нецензурные выражения (если работник употреблял их в своих объяснениях, об этом делается отметка).
6. Подписи свидетелей, присутствовавших при составлении акта.
7. Подпись составителя акта.
8. Подпись работника о том, что он ознакомлен с актом.
Работника необходимо ознакомить с актом под расписку. Если он отказывается расписаться в акте, об этом нужно сделать соответствующую отметку, под которой составитель и свидетели еще раз ставят свои подписи.
Акт о появлении сотрудника на работе в нетрезвом состоянии, составляется в тот же день, а предъявляется для ознакомления на следующий день. В этом акте нужно подробно описать внешние признаки, свидетельствующие об алкогольном, наркотическом или ином токсическом опьянении.
В акте об отказе от дачи объяснений необходимо описать, какое нарушение дисциплины работник отказался объяснить и чем он свой отказ мотивировал.
Акт о появлении работника на рабочем месте в состоянии опьянения может выглядеть следующим образом:
ООО «Актив»
АКТ
12.08.2008 № 18
г.Челябинск
О появлении работника на рабочем месте в состоянии опьянения
Мною, специалистом по кадрам Семеновой О.А., в присутствии: юрисконсульта Иванова О.И., начальника охраны Коваленко С.С. составлен настоящий акт о нижеследующем:
12.08.2008 г. в 10 ч 00 мин работник грузчик Петров Иван Сергеевич появился на работе в состоянии алкогольного опьянения.
Имеются следующие признаки, свидетельствующие, что Петров И.С. находился в состоянии алкогольного опьянения: запах алкоголя в выдыхаемом воздухе, нарушение координации движений, неустойчивость, шатающаяся походка, применение нецензурных выражений в отношении окружающих.
Свое состояние Петров И.С. объяснить отказался.
Петров И.С. направлен на медицинское освидетельствование для установления факта употребления алкоголя, состояния алкогольного опьянения.
Результаты медицинского освидетельствования подтвердили наличие алкоголя в крови и острую алкогольную интоксикацию тяжелой степени (заполняется после проведения медицинского освидетельствования)
Свой отказ от письменных объяснений и медицинского освидетельствования Петров И.С. мотивировал тем, что происходящее — его личное дело.
На основании ст. 76 Трудового кодекса РФ Петров И.С. был отстранен от работы до13.08.2008 г.
Содержание данного акта подтверждаем личными подписями:
Юрисконсульт Иванов О.И.Иванов
Начальник охраны Коваленко С.С.Коваленко
Настоящий акт составил:
Специалист по кадрам Семенова О.А.Семенова
В случае применения к работнику дисциплинарного взыскания работодателем издается соответствующий приказ, который должен быть объявлен работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом под роспись, то об этом также составляется акт (статья 193 ТК РФ).
Акты:
- об отказе от дачи объяснений по факту нарушения дисциплины;
- приема-сдачи (работ, материальных ценностей, документов);
- передачи-приема (дел, документов);
- расследования аварий, несчастных случаев и т.д.
Докладные, служебные, объяснительные записки
На первый взгляд нет особых различий между докладной, служебной и объяснительной записками. Однако хотя эти бумаги близки по своему назначению – все они носят информационный характер, но все же они различны.
Докладная записка – это документ, адресованный вышестоящему руководителю с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса, и содержащий выводы и предложения.
В зависимости от содержания докладные записки бывают информационные и отчетные. С их помощью обеспечивается связь между нижестоящими и вышестоящими должностными лицами. В зависимости от адресата докладные записки могут быть внутренними, т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения и внешними – адресуемыми в вышестоящие инстанции.
Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, сложившейся ситуации, выполненной работе, требующих принятия решения. Так, например, докладные записки (фиксирующие или предупреждающие о наступлении событий, перечисленных в частях 2 и 3 статьи 72.2 ТК РФ) являются основанием для документального оформления временного перевода работника в связи с производственной необходимостью.
Пример оформления докладной записки может выглядеть следующим образом:
Цех №1 Директору ЗАО «Актив»
С.Н.Семенову
Отдел кадров:
Подготовить приказ
о временном переводе Петрова Н.И.
С.Н.Семенов, 20.08.2008
Докладная записка
20.08.2008 №5
О необходимости
временного перевода
В связи с производственной аварией в цехе №1 (акт от 19.08.2008 №3), прошу перевести электромонтера Петрова Николая Ивановича в цех №1 для проведения ремонтных работ на срок с 21.08.2008 по 10.09.2008.
Начальник цеха №1 Хохлов А.Г.Хохлов
20.08.2008
Объяснительная записка – это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия. Ее может составить любой работник организации в адрес вышестоящего должностного лица. Объяснительные пишутся по факту совершения дисциплинарного проступка, а наличие такой записки является непременным требованием для наложения сотрудника дисциплинарного взыскания (статья 193 ТК РФ), а также для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен. Текст записи должен быть объективным, убедительным, давать четкие разъяснения. Текст объяснительной записки подписывается ее составителем.
Объяснительная записка может быть оформлена следующим образом:
Отдел продаж Генеральному директору
ЗАО «Актив»
С.Н.Семенову
Объяснительная записка
25.08.2008 №4
Об отсутствии на рабочем месте
20.08.2008 я отсутствовал на рабочем месте с 14.00 до 16.00 в связи с необходимостью навестить жену в больнице, а также попасть на прием к ее лечащему врачу.
Поскольку начальника отдела продаж Иванова С.П. в 14.00 не было на месте, я не мог уведомить его о причине своего отсутствия и попросил об этом секретаря Фролову Е.А. Считаю, что правил внутреннего трудового распорядка я не нарушал, так как отсутствовал на работе по уважительной причине и в течение непродолжительного времени.
Менеджер по продажам Чернышев Е.Г.Чернышев
25.08.2008
Что касается служебных записок, то в общероссийском классификаторе управленческих документов отсутствует такой вид документа. Однако на практике служебные записки широко используются.
Служебные записки, в отличие от докладных записок, направляются между сотрудниками равнозначного должностного статуса.
Пример оформления служебной записки может выглядеть следующим образом:
Отдел маркетинга Начальнику административно-
хозяйственного отдела
И.А.Семенову
Служебная записка
19.08.2008 №5
О проведении ремонтных работ в отделе маркетинга
В связи с начавшимся ремонтом помещений прошу Вас определить порядок и сроки проведения работ по ремонту в кабинетах отдела маркетинга.
Начальник отдела маркетинга Михеева О.И.Михеева
Справки
Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера; в отличие от докладных записок она не требует принятия каких-либо действий от руководителя.
Их основная цель – подтвердить наличие или отсутствие определенного факта, например:
- место работы;
- должность, профессия, специальность;
- стаж работы в определенной должности (по профессии, специальности);
- размер заработной платы;
- размер начисленных и фактически уплаченных страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.
В соответствии со статьей 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой. При этом справка должна быть заверена надлежащим образом и предоставлена работнику безвозмездно. Объем сведений, содержащихся в справке с места работы, зависит от адресата ее представления. Поэтому работодателю или специалисту по кадрам при выдаче справок следует предупредить работника, что в заявлении о выдаче справки должен быть определен состав сведений, а также указан адрес ее представления.
Трудовой кодекс наделяет правом обращаться к работодателю за указанными справками только работника. В отношении иных лиц, обращающихся с просьбами о выдаче справок, действуют правила о защите персональных данных работника, установленные главой 14 ТК РФ.
Сведения в справку с места работы вносятся на основании данных личной карточки, приказов по личному составу, других кадровых документов. По общему правилу справка с места работы подписывается руководителем организации и заверяется печатью предприятия.
Пример оформления справки служебного характера:
ЗАО «Актив»
Справка
01.08.2008 №5
г.Челябинск
Иванова Мария Ивановна работает в ЗАО «Актив» в должности менеджера по продажам с 15.06.2005 г.
Директор Кириллов В.С.Кириллов
м.п.
