Автор: Антонина Харитонова, руководитель Департамента организации и развития бизнеса Консалтинговой группы "Партнер"
Опубликовано: журнал "Налоговый лоцман", №2 (88), февраль 2008 г.
Кадровое делопроизводство является одной из составляющих трудовых отношений. Это достаточно трудоемкий и длительный процесс. Ведение кадрового делопроизводства – ответственная задача, для выполнения которой необходимы специальные знания. Документы по личному составу требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.
На практике очень часто эта задача возлагается на секретаря, бухгалтера или другого сотрудника.
И первый вопрос, который возникает у «кадровика» - как оформить сотрудника на работу. С него и начнем.
Принимая сотрудника на работу, организация вступает в трудовые отношения.
Трудовые отношения, а также порядок их оформления регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации от 30 декабря 2001 года № 197-ФЗ.
Статья 65 Трудового Кодекса РФ устанавливает перечень документов, которые необходимо получить от сотрудника при приеме на работу, а именно
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (например, загранпаспорт лица постоянно проживающего за границей РФ);
- трудовая книжка, кроме тех случаев, когда трудовой договор заключается впервые работником или если работник поступает на работу на условиях совместительства;
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (если лицо впервые заключает трудовой договор, то страховое свидетельство ему оформляет ваша организация);
- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу (призывное свидетельство).
- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
Требовать другие документы можно только в случаях, предусмотренных законодательством. Например, если вы принимаете на работу несовершеннолетнего, он должен представить медицинскую справку (статья 69 Трудового кодекса РФ). В соответствии со статьей 213 Трудового кодекса РФ работники, занятые на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (в том числе на подземных работах), а также на работах, связанных с движением транспорта, проходят обязательные предварительные медицинские осмотры за счет средств работодателя. Перечень таких вредных веществ и производств установлен Приказом Минздравмедпрома РФ от 14 марта 1996 г. N 90.
Требование каких-либо иных документов, не предусмотренных законодательством, Трудовым кодексом запрещено. В частности запрещено требовать предоставления документа о присвоении ИНН, а также отказывать в приеме на работу в связи с непредставлением данного свидетельства. Также нельзя отказать работнику в приеме на работу в связи с отсутствием у него регистрации по месту жительства.
Со всех документов, предоставленных будущим работником необходимо снять копии. Трудовая книжка принимается в оригинале.
На практике часто возникает вопрос: необходимо ли получить от работника заявление о приеме на работу? Ранее трудовое законодательство предусматривало заявление работника о приеме на работу в качестве обязательного документа. Действующий Трудовой кодекс Российской Федерации такого требования не содержит. В то же время, в практике многих организаций принято написания заявления о приеме на работу, оно входит в систему документооборота, на нем удобно делать служебные пометки: визу руководителя, отметку об исполнении и т.д.
При приеме на работу обязательно ознакомьте работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Согласно требованиям статьи 68 Трудового кодекса РФ это необходимо сделать до подписания трудового договора. Работник не несет ответственности за невыполнение требований внутренних нормативных актов организации, с которыми не был ознакомлен. Рекомендуем вести специальный журнал, который содержит сведения об ознакомлении работника с локальными актами организации. Примерная форма такого журнала приведена ниже.
Примерная форма журнала ознакомления работника с внутренними нормативными актами организации
| Фамилия, И.О. работника | Наименование локального нормативного акта | Документ, утвердивший данный нормативный акт | Дата ознакомления с актом | Подпись работника |
После того, как сотрудник представил все необходимые документы и ознакомился с локальными нормативными актами организации можно приступать к заключению трудового договора. Трудовой договор заключается в письменной форме и подписывается работником и работодателем в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон). Следует отметить, что если работник фактически допущен к работе при отсутствии трудового договора, оформленного в письменной форме, то трудовой договор считается заключенным. Статья 67 Трудового кодекса РФ содержит требование о том, что при фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе.
На экземпляре трудового договора, который остается в организации, необходимо получить от работника отметку о получении работником своего экземпляра. Например: «Экземпляр трудового договора получен» (дата, подпись).
Форма трудового договора произвольная, но должна содержать обязательные сведения и условия, предусмотренные главами 10 и 11 Трудового кодекса РФ, в том числе сведения по должности, зарплате, режиме рабочего времени. В случае, если согласовано условие об испытании работника в целях его соответствия поручаемой работе, такое условие в обязательном порядке подлежит включению в трудовой договор. Отсутствие условия об испытании в трудовом договоре, в соответствии с прямым указанием закона означает, что работник принят на работу без испытания. Более того, если работник фактически допущен к работе без оформления трудового договора, то условие об испытании может быть включено в трудовой договор только в том случае, если работник и работодатель оформили такое условие в виде отдельного соглашения до начала работы. Иными словами, если работник фактически допущен к работе 3 марта, а трудовой договор в письменной форме заключен 5 марта и в договоре содержится условие об испытании, то такое условие будет действительно только при наличии соглашения об испытании, подписанного сторонами до начала работы (3 марта).
Трудовой договор является основанием для оформления приказа руководителя. Приказ оформляется по унифицированной форме № Т-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 года № 1. Содержание приказа должно соответствовать условиям договора. Статья 68 Трудового кодекса содержит требование об ознакомлении работника с приказом о приеме на работу под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника ему необходимо выдать копию такого приказа.
После издания приказа в трудовой книжке сделайте запись о приеме на работу и оформите личную карточку по форме № Т-2. Данная форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 года № 1.
Все полученные и оформленные документы имеют срок хранения 75 лет. Как организовать хранение, нужно ли заводить личные дела сотрудников - организация вправе решить самостоятельно.
В настоящей статье мы рассмотрели общий порядок оформления приема сотрудника на работу. В ходе практической работы сотрудники, занимающиеся ведением кадрового учета, отмечают затруднения при определении условий трудового договора, заполнении трудовых книжек и личной карточки работника. Эти и многие другие вопросы будут подробно освещены в наших будущих статьях.
