Автор: Антонина Харитонова, руководитель Департамента организации и развития бизнеса Консалтинговой группы «Партнер»
Опубликовано: журнал «Налоговый лоцман», №5 (91), май 2008 г.
Новая форма трудовой книжки и вкладыша введена с 1 января 2004 года и утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках». Этим же Постановлением утверждены правила ведения и хранения трудовых книжек. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек.
Работодатель, в соответствии с требованиями ст. 66 ТК РФ, обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.
Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, производится работодателем в присутствии работника, не позднее недельного срока со дня приема на работу.
В трудовую книжку вносятся следующие записи:
1. Прием на основную работу, постоянно;
2. Прием по совместительству (по желанию работника по месту основной работы);
3. Прием переводом;
4. Сведения о времени службы;
5. Сведения о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по
переквалификации и подготовке кадров;
6. При прекращении с работником организации трудового договора;
7. Сведения о незаконном осуждении либо отстранении от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности.
Подчеркнем, что Инструкция предписывает производить записи в трудовой книжке аккуратно, используя для этой цели ручку со свето-водостойкими чернилами черного (синего, фиолетового) цвета. Производимые в трудовой книжке записи не должны иметь сокращений.
Все записи вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа в срок не более 7 дней с даты издания такого приказа, а при увольнении – в день увольнения. Записи в трудовой книжке должны точно соответствовать тексту приказа.
Подробно ответить на все вопросы, касающиеся заполнения трудовой книжки, в рамках одной статьи очень сложно. Поэтому данную тему мы рассмотрим в серии статей. Настоящая статья будет посвящена оформлению первой страницы трудовой книжки, внесению записи при приеме на основную работу, внесению сведений о времени службы и сведений о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.
I. Оформляем первую страницу (титульный лист) трудовой книжки
Состав сведений о работнике, вносимых, в соответствии с п. 9 Правил, в трудовую книжку при ее оформлении, включает:
а) личные сведения – фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год). Эти сведения вносятся в трудовую книжку на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
б) сведения об образовательной и профессиональной подготовке.
Пункт 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек определяет, что все сведения об образовательной и профессиональной подготовке указываются на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.
Обратите внимание, что если трудовая книжка заполняется впервые, реквизиты диплома в трудовой книжке не фиксируются, но если сотрудник получает новое образование, профессию, специальность, то при внесении соответствующей записи необходимо указывать реквизиты документа, на основании которого произведена запись.
На практике могут встретиться ситуации, когда работник получает вторую специальность или повышает уровень образования от бакалавра до магистра, подтверждая данный факт получением диплома соответствующего уровня, и здесь важно правильно внести изменения в трудовую книжку.
Предположим, в трудовой книжке работника в строке «Образование» указано «высшее профессиональное»; в строке «Профессия, специальность» – «юрист». Далее работник получает новое образование по специальности «экономист-менеджер». В этом случае строка «Образование» остается без изменений, а строка «Профессия, специальность» через запятую дополняется словом «экономист-менеджер».
Запись о внесении дополнения об образовании
На титульном листе:
Образование: высшее профессиональное
Профессия, специальность: юрист, экономист-менеджер
При этом на внутренней стороне обложки трудовой книжки фиксируются реквизиты документа, на основании которого внесена вышеуказанная запись (номер, серия диплома).
Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать организации (или печать отдела кадров), которая выдает трудовую книжку.
II. Внесение записи о приеме на работу
По общему правилу в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка необходимо указать полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).
Например:
Общество с ограниченной ответственностью «Терра»
(ООО «Терра»)
Индивидуальный предприниматель А. Д. Петров
(ИП А .Д. Петров)
и т.п.
Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. В графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.
Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации должны соответствовать штатному расписанию в организации и Единому тарифно-квалификационному справочнику.
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу,о переводе на другую постояннуюработу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт статьи) | Наименование, дата и номер документа,на основании которого внесена запись |
| Общество с ограниченной ответственностью «Партнер»(ООО «Партнер») | |||
| 12 | 12.03.2007 | Принята на должность юрисконсульта | Приказ от 12.03.2007 №12 |
Еще один важный нюанс: согласно ст. 20 ТК РФ, при внесении записей в трудовую книжку в заголовке указывается наименование организации, а филиал или представительство указываются ниже, в записи о приеме на работу.
III. Сведения о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров
Согласно пп. «б» п. 21 Правил, сведения о времени обучения на курсах (в школах) по повышению квалификации следует вносить в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки отдельной строкой с указанием даты, номера и наименования документа, подтверждающего повышение квалификации (удостоверение, сертификат).
| № записи | Дата | Сведения о приёме на работу,о переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт статьи) | Наименование, дата и номер документа,на основании которого внесена запись |
| Общество с ограниченной ответственностью «Партнер» (ООО «Партнер») | |||
| 12 | 12.03.2007 | Принята на должность юрисконсульта | Приказ от 12.03.2007 №12 |
| 13 | 13.12.2007 | С 01.11.2007 по 02.12.2007 обучалась на курсах повышения квалификации | Сертификат № 123 от 02.12.2008 |
Например, слесарю-ремонтнику была установлена вторая профессия – электрогазосварщик с присвоением 3 разряда.
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу,о переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт статьи) | Наименование, дата и номер документа,на основании которого внесена запись |
| Общество с ограниченной ответственностью «Терра» (ООО «Терра») | |||
| 12 | 12.03.2004 | Принят слесарем-сантехником | Приказ от 12.03.2004 №12/лс |
| 13 | 13.12.2005 | Установлена вторая профессия «Электрогазосварщик» с присвоением 3-го разряда» | Удостоверение № 123 от 05.12.2005 |
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, о переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт статьи) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
| Общество с ограниченной ответственностью «ВЕК» (ООО «ВЕК») | |||
| 12 | 12.03.2004 | Присвоена вторая (первая, высшая) квалификационная категория по должности «юрисконсульт» | Приказ от 12.03.2004 № 1 |
IV. Сведения о службе
Если ваш будущий работник проходил военную службу в Вооруженных Силах, то в трудовой книжке следует отразить сведения о времени службы. Данное правило распространяется и на сотрудников, служивших в таможенных органах, органах внутренних дел, налоговой полиции, а также в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ. Эти сведения вносятся до записи о приеме на работу.
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, о переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт статьи) | Наименование, дата и номер документа,на основании которого внесена запись |
| 1. | 14.03.2004 | Действительная военная служба в составе Вооруженных сил Российской Федерации с 19.12.2001 по 23.12.2003 | Военный билет МК № 5239141 |
| 2. | 14.03.2004 | Принят на должность менеджера | Приказ от 14.03.2004 №15/лс |
В следующей статье мы рассмотрим правила внесения записи в трудовую книжку, связанные с приемом работника по совместительству и при переводе сотрудника.
