Автор: Антонина Харитонова, руководитель Департамента организации и развития бизнеса Консалтинговой группы "Партнер"
Опубликовано: журнал "Налоговый лоцман", №3, февраль 2008 г.
Принимая сотрудника на работу, организация вступает в трудовые отношения.
Возникают трудовые отношения на основании трудового договора, заключаемого между работником и работодателем.
Легальное определение понятия «трудовой договор» дано в статье 56 Трудового кодекса Российской Федерации. Трудовой договор - это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.
Заключение трудового договора является основанием возникновения взаимных прав и обязанностей для его сторон - работника и работодателя.
Трудовой кодекс требует обязательного письменного оформления трудового договора. Вместе с тем трудовое законодательство не предусматривает какой-либо унифицированной формы такого договора. Это можно объяснить многообразием видов трудового договора, вследствие чего невозможно предусмотреть все его особенности в типовой форме.
Статья 57 Трудового кодекса содержит ряд требований о включении в трудовой договор как обязательных сведений и условий, так дополнительных. Следует помнить, что регулирование многих вопросов, возникающих в процессе трудовых отношений, возможно лишь в рамках трудового договора. Мелочей в кадровой работе не бывает. Ошибочно указанная информация, а в ряде случаев отсутствие необходимой информации может привести к самым серьезным правовым последствиям. Довольно часто при оформлении трудового договора некоторые на первый взгляд незначительные детали ускользают от внимания работника кадровой службы.
В данной статье мы подробно рассмотрим, какие разделы необходимо и целесообразно включить в трудовой договор, какие основные условия и требования следует соблюдать при его заключении.
Преамбула.
В преамбуле трудового договора указывается:
1) место и дата заключения трудового договора;
2) наименование организации-работодателя, фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица. Указывается полное или сокращенное наименование организации строго в соответствии с учредительными документами (уставом, положением), любые произвольные сокращения недопустимы;
3) сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор: фамилия, имя, отчество руководителя или иного уполномоченного работодателем лица и основание, в силу которого он наделен полномочиями на заключение трудового договора (для руководителя это устав, а для иного лица, например для директора по персоналу, это может быть доверенность);
Например:
«Закрытое акционерное общество «Партнер», в лице генерального директора Коваль Петра Ивановича, действующего на основании устава...». Или «Закрытое акционерное общество «Партнер», в лице директора по персоналу Королевой Ирины Петровны, действующего на основании доверенности № 36 от 12.11.2007г. выданной ЗАО «Партнер».
4) полностью указываются фамилия, имя, отчество работника.
Некоторые работодатели далее указывают в преамбуле паспортные данные работника, хотя они повторяются в конце при подписании договора.
1. Предмет договора.
Трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Если с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений в соответствии с федеральными законами, то наименования этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации.
Малейшие отклонения от этих нормативных документов в трудовом договоре, штатном расписании организации, приказе о приеме на работу, трудовой книжке и должностной инструкции работника могут привести к самым серьезным последствиям: Пенсионный фонд откажется засчитывать работнику этот период в стаж, дающий право на льготную пенсию при оформлении пенсии.
Зафиксируйте должностные обязанности, права и ответственность работника четко и в полном объеме. Этим Вы определите границы должностной компетенции и ответственности работника, что позволит избежать конфликтов и необоснованных дисциплинарных взысканий.
Соответствующий раздел трудового договора ни в коей мере не заменяет должностную инструкцию, которая, хотя и не предусмотрена ни одним нормативным правовым актом, тем не менее, играет весьма полезную и ответственную роль в определении качества работы, и традиционно пишется на соответствующую должностную позицию.
Конкретный перечень должностных обязанностей работника и требования к Работнику могут определяться должностной инструкцией.
Здесь уместно указать является ли выполняемая работа для работника основной или по совместительству.
2. Место работы. Указывается место нахождения работодателя. Если работник принимается на работу в филиал, представительство, иное обособленное структурное подразделение, расположенное в другой местности, в качестве места работы должно быть указано наименование структурного подразделения и его место нахождения.
3. Дата начала работы и срок трудового договора.
Указывается дата, когда работник обязан приступить к работе. Если дата начала работы отсутствует, работник обязан приступить к работе на следующий день после подписания трудового договора (ст.61 ТК РФ).
Трудовой договор может заключаться на неопределенный срок или на определенный срок не более 5 лет (срочный трудовой договор). При заключении трудового договора на неопределенный срок допускается не указывать это обстоятельство. Согласно ст. 58 Трудового кодекса РФ, если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.
При заключении срочного трудового договора указываются также срок его действия и обстоятельства, послужившие основанием для его заключения (например, сезонная работа, работа на время отсутствия работницы, находящейся в отпуске по уходу за ребенком или другое). Основные случаи, когда работодатель может заключить срочный трудовой договор предусмотрены частью первой статьи 59 Трудового кодекса. В части второй указанной статьи перечислены случаи, когда возможно заключение срочного трудового договора по соглашению сторон.
Особенно внимательными при указании даты окончания трудового договора следует быть в том случае, если работник принимается по срочному трудовому договору для замены временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с действующим законодательством сохраняется место работы. Можно просто написать "На время отпуска по уходу за ребенком главного бухгалтера Максимовой М.П.".
В этом случае за Максимовой М.П. сохраняется право прервать свой отпуск в любое удобное ей время и вернуться на свое рабочее место.
Следует отметить, что если работник фактически допущен к работе при отсутствии трудового договора, оформленного в письменной форме, то трудовой договор считается заключенным. Статья 67 Трудового кодекса РФ содержит требование о том, что при фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе. Таким образом, если работник фактически приступил к работе 3 апреля, а трудовой договор заключен 5 апреля, то в трудовом договоре дата начала работы – 3 апреля.
4. Режим рабочего времени и времени отдыха
Этот раздел указывается только в случае, когда для данного работника режим рабочего времени и времени отдыха отличается от правил внутреннего распорядка, действующих в организации (например, для технического персонала, сторожей, если они работают в другое время, чем остальные работники).
Дополнительно укажите продолжительность и порядок предоставления ежегодного очередного оплачиваемого отпуска, продолжительность и порядок предоставления, а также условия, в связи с которыми предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск, условия предоставления и продолжительность отпуска без сохранения заработной платы.
5. Условия оплаты труда.
Здесь указываются размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, а также виды и размеры доплат, надбавок и поощрительных выплат.
Если в вашей организации утверждены Положение об оплате труда или Положение о премировании, в которых определены порядок и размеры доплат, надбавок, то в трудовом договоре можно указать, что выплата надбавок, доплат, премий осуществляется на основании таких положений. Укажите размер тарифной ставки или оклада в рублях. Не пишите «с окладом согласно штатному расписанию». В этом случае Вы должны ознакомить работника со штатным расписанием, а лучше выдать ему на руки копию этого документа.
Укажите размеры выплат при выполнении работ различной квалификации, совмещении профессий (должностей), сверхурочной работе, работе в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни и при выполнении работ в других условиях, отклоняющихся от нормальных, если таковые есть.
Дополнительно здесь можно указать место и сроки выплаты заработной платы, а также то, что с суммы заработной платы удерживаются налоги в размерах и порядке, определяемых налоговым законодательством.
6. Компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда. Этот раздел имеет место, если работник принимается на работу в тяжелые, вредные и (или) опасные условия труда. При этом в трудовом договоре должны быть указаны характеристики условий труда на рабочем месте, размер и виды выплат.
7. Условия о характере работы. Этот раздел следует включить в трудовой договор, в случае если работа имеет подвижной, разъездной характер либо осуществляется в пути, либо имеются иные особенности осуществляемой работы.
8. Социальное страхование работника.
Трудовой договор должен содержать прямое указание на то, что работник подлежит обязательному пенсионному страхованию, обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности, беременности и родов.
Отсутствие в трудовом договоре каких-либо из перечисленных условий не является основанием для расторжения трудового договора или признания его незаключенным. Если при составлении трудового договора в него не были включены какие-либо обязательные условия, договор должен быть дополнен недостающими условиями. При этом недостающие условия оформляются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, которые являются неотъемлемой частью трудового договора.
Трудовой договор может предусматривать дополнительные условия. При этом необходимо учитывать, что дополнительные условия не должны ухудшать положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Ниже приведем несколько возможных дополнительных условий трудового договора.
Об испытании.
Испытание устанавливается работнику только один раз при приеме на работу. Испытательный срок не может быть увеличен по инициативе работодателя, с последующим внесением изменений в заключенный трудовой договор.
Срок испытания для работников предприятий не может превышать трех месяцев, а для руководителей организаций, филиалов, представительств и других обособленных структурных подразделений, главных бухгалтеров и заместителей указанных руководителей и главных бухгалтеров - шести месяцев, согласно ст.70 ТК РФ. В части 4 данной статьи приведен перечень лиц, для которых испытание при приеме на работу не устанавливается, например, с работником, приглашенным для работы в данной организации, либо победителем конкурса на замещение вакантной должности.
Об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя.
Если указанное условие включено в трудовой договор, то в силу статьи 249 ТК РФ, в случае увольнения работника без уважительных причин до истечения обусловленного срока, работник обязан возместить затраты, понесенные работодателем на его обучение, исчисленные пропорционально фактически не отработанному после окончания обучения времени.
О неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной).
Здесь могут закрепляться условия о неразглашении коммерческой и иной, охраняемой законом, тайны. Эти условия включаются в трудовой договор работника только в том случае, если соответствующие сведения, будут известны работнику в связи с исполнением им должностных обязанностей, указанных в трудовом договоре.
Условия, включенные сторонами в трудовой договор, являются для них обязательными. Только путем взаимного соглашения сторон можно внести в договор изменения и дополнения. Эти изменения и дополнения оформляются письменно с сохранением формы преамбулы договора, подписываются обеими сторонами и являются неотъемлемой частью трудового договора.
В завершении трудового договора следуют реквизиты и подписи сторон.
По работнику указываются:
фамилия, имя и отчество (в соответствии с паспортом),
паспортные данные (номер, кем и когда выдан, код подразделения),
адрес регистрации или фактического проживания (не обязательное требование);
подпись и расшифровка (фамилия, инициалы).
Реквизиты работодателя:
наименование (полное или сокращенное, в соответствии с учредительными документами);
банковские реквизиты;
ОГРН, ИНН, КПП,
e -mail/телефон/факс (не обязательно)
почтовый и юридический адреса организации;
От имени работодателя договор подписывает лицо, указанное в преамбуле договора:
- наименование должности лица;
- личная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Использование факсимиле руководителя при подписании экземпляра трудового договора, выдаваемого на руки работнику, недопустимо. Трудовой договор заключается в письменной форме и подписывается работником и работодателем в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон). На экземпляре трудового договора, который остается в организации, необходимо получить от работника отметку о получении работником своего экземпляра. Например: «Экземпляр трудового договора получен» (дата, подпись).
После подписания трудовой договор регистрируется в журнале регистрации трудовых договоров с работниками предприятия. Если регистрация ведется на бумажном носителе, то такой журнал должен иметь пронумерованные страницы, должен быть прошит, прошнурован и опломбирован подписью руководителя и печатью организации. Форма журнала произвольная, но в нее вносятся все необходимые данные, позволяющие оперативно найти документ, при необходимости выдать соответствующую справку.
Примерная форма журнала регистрации трудовых договоров
| Дата и номер трудового договора | ||
| Фамилия, имя, отчество работника, с которым заключен трудовой договор | ||
| Должность, место работы, контактный телефон | | |
| Вид работы (основная, по совместительству) | ||
| Срок трудового договора | ||
| Наличие испытания и его срок (дата начала и окончания) | ||
| Подпись и дата получения работником на руки одного экземпляра трудового договора | ||
| Дата и номер приказа (распоряжения) о приеме на работу | ||
| Номер дела, в которое подшит трудовой договор | ||
| Даты и номера изменений к трудовому договору |
Экземпляр трудового договора, который остается у работодателя, обычно подшивается в личное дело работника, которое хранится в соответствии с п. «б» ст. 337 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения 75 лет с последующей сдачей в архив. Если личные дела работников не ведутся, то трудовые договоры работников формируются в отдельное дело и хранятся в соответствии со ст. 338 указанного Перечня также 75 лет.
