Автор: Антонина Борисовна Харитонова, руководитель Департамента организации и развития бизнеса Консалтинговой группы «Партнер»
Опубликовано: журнал «Налоговый лоцман», №9 (95), сентябрь 2008 г.
Основными нормативными актами, регламентирующими порядок ведения трудовых книжек, являются:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (статья 66) , далее ТК РФ;
- Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225, далее Правила.
- Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. №69 , далее Инструкция;
Согласно пункта 27 Правил, исправление ошибочных, неверных записей в трудовой книжке производится:
- по месту работы, где была внесена данная запись;
- либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Как правило, такими документами являются копии приказов о приеме, переводе, увольнении работника, об отмене этих приказов, а также справки и выписки из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и тому подобное). В этом случае работодатель обязан оказать работнику при его обращении необходимую помощь.
Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его содержания фактически выполнявшейся работе, исправление производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке (п.29 Правил). Это могут быть личные карточки, табели учета рабочего времени, расчетно-платежные ведомости и т.п.
Исправительные записи в трудовых книжках не могут производиться на основании свидетельских показаний, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций: экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства (абз.2 п.29 Правил).
Изменения в титульном листе
В титульный лист трудовой книжки обычно вносятся именно изменения, а не исправления (п.2.3 Инструкции).
Исправления в титульном листе трудовой книжки при ее первичном заполнении вообще не допускаются. Если в титульном листе трудовой книжки при первичном заполнении была сделана ошибка, то испорченный бланк нужно уничтожить, составив об этом акт, и заполнить уже без ошибок новый бланк. К акту об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек (вкладышей) можно прилагать их подлинные номер, вырезав их из бланков перед уничтожением. Это послужит неопровержимым доказательством того, что бланки с такими номерами были действительно уничтожены. Следует помнить, что за испорченный бланк деньги с работника не взимаются (пункты 42, 48 Правил).
Рассмотрим классический пример: сотрудник принимался на работу с одним именем, а впоследствии имя работника было изменено в порядке перемены имени (п.2 ст.19 Гражданского кодекса РФ, гл.VII Федерального закона от 15.11.1997 г. №143-ФЗ «Об актах гражданского состояния»). Изменения в титульном листе трудовой книжки производятся на основании подтверждающего документа – свидетельства о перемене имени. При этом старые данные аккуратно зачеркиваются одной чертой и указываются новые. Необходимо обратить внимание на то, что зачеркнутая запись должна легко читаться. На внутренней стороне обложки делается ссылка на документ, на основании которого внесены изменения, ставится подпись ответственного лица и печать организации (печать кадровой службы). Никакие изменения ни в коем случае нельзя делать только со слов владельца трудовой книжки. Основаниями для внесения изменений Инструкция называет паспорт, свидетельство о перемене имени, свидетельство о браке, свидетельство о расторжении брака и другие документы.
Нередко возникают случаи, когда девичья фамилия сотрудницы зачеркнута, сверху написана новая фамилия, однако поясняющая запись на внутренней стороне обложки отсутствует, а предприятие, допустившее оплошность, больше не существует. В данном случае необходимо руководствоваться пунктом 26 Правил, согласно которому изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы. Поскольку бывший работодатель отсутствует, а для пользователей информации, содержащейся в трудовой книжке (в основном это сотрудники пенсионных фондов) важно, чтобы произошедшие в статусе работника изменения были зафиксированы вообще, то работодатель, у которого работает работник в настоящее время, может сделать необходимую запись на внутренней стороне обложки трудовой книжки, соответствующе заверив ее. Однако отделу кадров целесообразно попросить работника написать заявление с просьбой исправить упущение с объяснением причин длительной ошибки в ведении трудовой книжки и указанием факта ликвидации предприятия, а также внимательно изучить сведения, содержащиеся в паспорте работницы (имя, отчество, дату рождения, факт заключения брака (дату заключения, фамилию супруга, орган регистрации согласно штампу)) и свидетельстве о браке и сопоставить их. Во избежание споров с сотрудниками пенсионных органов относительно позднего устранения ошибки работнице может быть выдана соответствующая справка, в которой будет поясняться, что запись об основании изменения фамилии была сделана по последнему месту работы на основании заявления работницы и в соответствии с пунктом 26 Правил.
Сведения об образовании, профессии или специальности работника вообще не изменяются, а только дополняются. Если эти данные в трудовой книжке отсутствовали, то просто заполняют необходимые строки (п.2.4 Инструкции).
Приведем пример: в строке «Образование» у работника было указано среднее профессиональное образование, а в строке «Профессия, специальность» значилось «строитель». Он окончил технический университет и предъявил в отдел кадров диплом инженера. На основании диплома в этой же строке через запятую нужно указать «высшее профессиональное», а в строке «Профессия, специальность» в соответствии с новым дипломом через запятую написать «инженер». Таким образом, дополнительная запись вносится без зачеркивания старой.
В то же время ошибка в трудовой книжке может быть сделана при внесении изменений в титульный лист трудовой книжки. В этом случае исправления вносятся в обычном порядке, так как сведения, указываемые в титульном листе трудовой книжки, не относятся к сведениям о работе, награждении или увольнении (п.30 Правил). Ошибки, допущенные при внесении изменений в титульный лист трудовой книжки, исправляются по месту работы, где была внесена соответствующая неправильная запись, либо работодателем по новому месту работы в соответствии с документом, послужившим основанием для внесения изменений (п.27 Правил). Неправильные данные зачеркиваются одной чертой и вносятся верные. На внутренней стороне обложки делается подтверждающая исправление запись, например «исправленному Дина на Диана верить», и делается ссылка на документ, послуживший основанием для внесения изменений. Исправительная запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (печатью кадровой службы).
Сведения о работе
Согласно пункту 30 Правил в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении зачеркивание, замазывание, подделывание неточных или неправильных записей не допускается. Неверную запись признают недействительной и вносят правильные данные. Для этого нужно сделать следующее:
- в графе 1 проставляется порядковый номер, следующий за последней записью;
- в графе 2 вписывается дата внесения записи;
- в графе 3 указывается: «Запись за № таким-то недействительна». Далее вносится запись в правильном варианте;
- в графе 4 повторяется номер приказа, на основании которого была неверно внесена запись в трудовую книжку. Если же сам приказ был издан с ошибкой, а затем отменен, то в графе 4 указываются дата и номер отменившего его приказа.
| № записи | Дата | ведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) | На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер) |
| Общество с ограниченной ответственностью «Актив» (ООО «Актив») | |||
| 5 | 01.11.2006 | Принят в отдел технического контроля на должность технолога | Приказ от 01.11.2006 №15 |
| 6 | 01.11.2006 | Запись за №5 недействительна. Принят в отдел технического контроля на должность ведущего технолога | Приказ от 01.11.2006 №15 |
В таком же порядке исправляются все неточные или неправильные записи – о приеме на работу, переводе, увольнении, награждениях. В том числе и запись о переводе или увольнении, если эти действия признаны судом, Рострудинспекцией или самим работодателем незаконными. В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения (абз.1 п.1.2 Инструкции).
Запись может быть оформлена следующим образом:
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) | На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер) |
| 5 | 01.11.2006 | Уволен в связи с сокращением штата, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации Инспектор отдела кадров М.П. Подпись работника Общество с ограниченной ответственностью «Профи» (ООО «Профи») | Приказ от 01.11.2006 №15 |
| 6 | 20.01.2007 | Запись за №5 недействительна. Восстановлен на прежней работе | Приказ от 20.01.2007 №7 |
либо:
| 5 | 01.11.2006 | Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации Инспектор отдела кадров М.П. Подпись работника Общество с ограниченной ответственностью «Профи» (ООО «Профи») | Приказ от 01.11.2006 №15 |
| 6 | 20.01.2007 | Запись за № 5недействительна. Уволен в связи с несоответствием выполняемой работе вследствие состояния здоровья, подпункт "а" пункта 3 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации Инспектор отдела кадров М.П. Подпись работника | Приказ от 20.01.2007 №7 |
При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника по последнему месту работы в графу 3 раздела «Сведения о работе» вносится соответствующая запись, а в графе 4 делается ссылка на наименование документа, на основании которого внесена запись, его дату и номер (п.23 Правил, п.3.4 Инструкции).
| 1 | 01.11.2006 | Непрерывный трудовой стаж восстановлен с 05.05.2004 | Акт комиссии от 01.11.2006 |
Следует также отметить, что если недействительной признана запись об увольнении или переводе, работник имеет право попросить вместо ее исправления оформить ему дубликат трудовой книжки, где неверная запись будет попросту отсутствовать (п.33 Правил).
Изменение наименования организации-работодателя
Часто встречаются случаи невнесения в трудовую книжку работника сведений об изменении наименования организации – работодателя. При этом возникают разночтения в записях о приеме на работу и увольнении с нее. Это создает трудности при оформлении пенсий и требует дополнительного документального оформления справками с прежних мест работы или архивных учреждений.
Таким образом, если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается соответствующая запись, а в графе 4 проставляется основание переименования – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер. Внесение каких-либо записей в графы 1 и 2 раздела «Сведения о работе» в связи с изменением наименования организации-работодателя Инструкцией не предусмотрено.
Запись может быть оформлена следующим образом:
| Общество с ограниченной ответственностью «Актив» (ООО «Актив») | |||
| 5 | 01.11.2006 | Принят в бухгалтерию на должность бухгалтера №41 Общество с ограниченной ответственностью «Актив» (ООО «Актив») с 15.07.2007 переименовано в Общество с ограниченной ответственностью «Группа Актив» (ООО «Группа Актив») | Приказ от 01.11.2006 Приказ от 20.07.2007 №35 |
В случае изменения организационно-правовой формы организации – работодателя (реорганизации) запись в трудовой книжке может быть оформлена следующим образом:
| Закрытое акционерное общество «Профи» (ЗАО «Профи») | |||
| 5 | 01.11.2006 | Принят в бухгалтерию на должность бухгалтера Закрытое акционерное общество «Профи» (ЗАО «Профи») с 15.07.2007 преобразовано в Общество с ограниченной ответственностью «Профи» (ООО «Профи») | Приказ от 01.11.2006 №41 Приказ от 20.07.2007 №35 |
Обратите внимание на то, что и переименование, и реорганизация считается осуществленной не с момента принятия решения учредителями (участниками), а с момента внесения соответствующей записи в Единый государственный реестр юридических лиц (Федеральный закон от 08.08.2001 г. №129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»). Таким образом, в графах 3 и 4 должна быть указана дата не протокола собрания учредителей (или решение единственного учредителя), а дата внесения записи в ЕГРЮЛ, указанная в соответствующем Свидетельстве. На основании данного свидетельства оформляется приказ (распоряжение) работодателя о внесении в трудовые книжки работников сведений о переименовании или реорганизации. В графе 4 указываются номер и дата этого приказа.
Нюансы исправлений
Если неправильная запись обнаружена сразу или через небольшой промежуток времени, то проблем, как правило, не возникает. Специалист кадровой службы просто делает в трудовой книжке необходимую правку. Но бывает, что ошибка выявляется через несколько лет. Рассмотрим возможные варианты исправлений.
Если после внесенной неправильной записи работник уже успел устроиться на новое место работы, то исправления вносят в обычном порядке. После последней записи ставится следующий порядковый номер. Затем делают запись о признании недействительной записи под номером «Х» и вносят правильную запись. При этом указывают дату исправления, а не дату, которая была указана в ошибочной записи. В графе 4 делается ссылка на соответствующий приказ с указанием наименования работодателя.
Запись в трудовой книжке будет выглядеть следующим образом:
| Закрытое акционерное общество «Актив» (ЗАО «Актив) | |||
| 4 | 30.09.2004 | Принят в отдел маркетинга на должность | Приказ от технолога 30.09.2004 №26 |
| 5 | 01.11.2006 | Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации Инспектор отдела кадров М.П. Подпись работника Общество с ограниченной ответственностью «Профи» (ООО «Профи») | Приказ от 01.11.2006 №15 |
| 6 | 15.01.2007 | Принят в отдел продаж на должность менеджера по продажам | |
| 7 | 20.01.2007 | Запись за №4 недействительна. Принят в отдел маркетинга на должность маркетолога | Приказ ЗАО «Актив» от 30.09.2004 №26 |
Если неверная запись в трудовой книжке обнаружена сразу после того, как было оформлено увольнение, то необходимо обратить внимание на следующий момент. Увольнение уже оформлено и блок записей в трудовой книжке закрыт печатью и подписями. Внесение записи без наименования организации влечет к спорной ситуации, будет непонятно, кто является автором этой записи. Рекомендуется поступать следующим образом. В трудовой книжке создается новый блок, то есть вносится в виде заголовка наименование организации, затем ставится порядковый номер по хронологии и дата. Затем вносятся необходимые изменения и блок закрывается печатью и подписью сотрудника кадровой службы и подписью работника об ознакомлении с записью, как при увольнении.
Запись в трудовой книжке может выглядеть следующим образом:
| Закрытое акционерное общество «Актив» (ЗАО «Актив) | |||
| 4 | 30.09.2004 | Принят в отдел маркетинга на должность | Приказ от технолога 30.09.2004 №26 |
| 5 | 01.11.2006 | Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации Инспектор отдела кадров М.П. Подпись работника Закрытое акционерное общество «Актив» (ЗАО «Актив) | Приказ от 01.11.2006 №15 |
| 6 | 01.11.2006 | Запись за № 4 недействительна. Принят в отдел маркетинга на должность маркетолога Инспектор отдела кадров М.П. Подпись работника | Приказ от 30.09.2004 №26 |
Обратите внимание, что при отсутствии печати и подписи уполномоченного лица, внесенный блок записей может быть расценен как необоснованный.
Аналогично оформляются изменения, вносимые в трудовую книжку работника, пришедшего к бывшему работодателю через определенное количество времени исправить запись за тот период, когда он работал у данного работодателя, а в трудовой книжке последней стоит запись об увольнении из другой организации.
Ошибка при оформлении кадровых документов может повлечь штраф, восстановление незаконно уволенного работника, выплату такому сотруднику компенсации (если из-за неверной записи в трудовую книжку работник не смог устроиться на новую работу). Если работодатель откажет работнику внести правку в трудовую книжку, то этот работник может обязать сделать это работодателя через суд. Поэтому, если вы обнаружили, что при внесении записей в трудовую книжку совершена ошибка, необходимо ее исправить.
Ведение трудовых книжек и внесение изменений и исправлений в них должно осуществляться в строгом соответствии с действующим законодательством.
