Система правового обеспечения проекта как инструмент управления

Автор: Белешова Алевтина Владиславовна, кандидат юридических наук, управляющий партнер Консалтинговой группы «Партнер»
Опубликовано: Доклад на международном симпозиуме «Управление проектами. Бизнес. Идеи. Практика»,16-20 мая 2005 г., г. Санкт-Петербург

В ходе реализации проекта правовая составляющая играет важную роль. Однако часто правовое обеспечение проекта носит характер отдельных действий, осуществляемых при возникновении нестандартных ситуаций. Следствием этого является низкая эффективность применения юридических процедур при реализации проекта. Данное обстоятельство объясняется, прежде всего, тем, что линейные специалисты (юристы), привлеченные в проект, неполноценно используют возможности методов и средств юридической техники вследствие неполного понимания процессов управления и приоритетов задач проекта. Настоящий доклад посвящен вопросам правового обеспечения проекта с точки зрения системного подхода. Система правового обеспечения проекта рассматривается в качестве одного из базовых инструментов управления, применяемых на всех этапах проектной работы.


Система правового обеспечения проекта - это использование юридических знаний, методов и средств на всех этапах управления проектом с целью обеспечения эффективности и результативности проекта. Основная цель системы правового обеспечения проекта - легализация всех инструментов проектной деятельности. Под легализацией в данном случае понимается придание юридической силы документам, действиям, процедурам, создаваемым и осуществляемым в ходе реализации проекта.

К особенностям системного подхода относятся:

1. Целостность - всесторонний анализ юридических аспектов проекта, осуществление процедур правового обеспечения на всех фазах жизненного цикла проекта.
2. Синтез юридических знаний и методов управления.
3. Плановость - процедуры правового обеспечения носят плановый характер и направлены в первую очередь на предупреждение негативных событий.
4. Технологичность - процедуры правового обеспечения проекта могут быть стандартизированы для разных типов проектов.

Начальная фаза проекта

Различные фазы проекта, с точки зрения правового обеспечения, характеризуются специфическим, свойственным только данной фазе комплексом правовых действий. Если для начальной фазе проекта характерной процедурой является правовой анализ, то на фазе реализации значительной место отводится правовому мониторингу (таблица 1).

Таблица 1. Применение правовых процедур на разных фазах проекта

Фаза проекта	Характерные процедуры правового обеспечения
Начальная фаза	Правовой анализ
Фаза разработки	Разработка и утверждение нормативных актов проекта
Фаза реализации	Правовой мониторинг Применение санкций и стимулов Внесение изменений в нормативные акты проекта
Завершающая фаза	Правовой аудит, закрытие контрактов

На начальной фазе проекта следует выделить две основные задачи, решаемые  системой правового обеспечения:

   1. Определение внешних факторов, ограничивающих проект, либо влияющих на него.
   2. Определение структуры, в рамках которой будет реализовываться проект.

Решение первой задачи обеспечивается путем проведения анализа действующих нормативно-правовых актов. На данном этапе руководитель проекта представляет юридической службе информацию об основных параметрах проекта. В частности, для инвестиционно-строительного проекта это будут сведения о предполагаемом участке застройки, функциональном назначении объекта, планируемых сроках реализации проекта, иные сведения.

Заключение, подготовленное юридической службой по результатам проведенного анализа, может вызывать самые различные управленческие решения. Так, например, на этапе прединвестиционного обследования принято решение об отказе от строительства магазина на выбранном земельном участке ввиду запрета на оборудование автостоянок вблизи водоохраной зоны, прилегающей к участку. В другом случае один из факторов, обозначенных в правовом заключении, оказал значительное влияние на формирование бюджета проекта. Речь идет о решении Городской думы г. Челябинска, в соответствии с которым застройщики обязаны отчислять процент (до 36 %) от сметной стоимости строительства на нужды города.

Другой важнейшей задачей начальной фазы является определение структуры, в рамках которой будет реализовываться проект. Такое решение принимается с учетом комплекса факторов, в том числе с учетом требований и условий, установленных действующим законодательством (лицензирование, ограничение на осуществление отдельных видов деятельности и других).

Фаза разработки проекта

Основной задачей системы правового обеспечения проекта на фазе разработки является формирование внутренней правовой среды проекта. Именно на данном этапе происходит выработка основных правил, которыми будут руководствоваться участники проекта в ходе его исполнения. Можно выделить следующие типовые действия правового обеспечения фазы разработки:

1. Легализация концепции проекта.
2. Легализация календарного плана проекта, в том числе основных этапов реализации проекта и результатов данных этапов.
3. Легализация бюджета проекта.
4. Легализация организационной структуры проекта (формирование команды проекта, определение прав, обязанностей, требований к членам команды, установление системы санкций и поощрений).
5. Правовое обеспечение безопасности проекта (страхование, обеспечение информационной безопасности и др.).
6. Правовое обеспечение управления поставками и контрактами в проекте.
   

На данном этапе работы необходимо определить ключевые моменты, влияющие на успешность реализации проекта, и обеспечить их выполнение путем установления внутренних правовых норм проекта. При этом необходимо соблюдение баланса между действиями участников проекта, регламентированными правилами, и действиями, которые участники проекта совершают вследствие принятых ими оперативных решений. В противном случае эффект от наличия внутренних правовых норм проекта будет отрицательный, наличие большого количества правил и регламентов приведет к отсутствию инициативы и в конечном итоге негативно скажется на ходе реализации проекта.

Другим значимым аспектом формирования внутренней правовой среды проекта является взаимосвязь между локальными актами внутри проекта. Так, в основе разработки нормативных актов, определяющих организационную структуру проекта, должны лежать нормы, определяющие концепцию, календарный план проекта. Для каждого члена команды проекта должны быть четко определены сфера ответственности, а также основные задачи, которые необходимо решить в ходе реализации проекта. Соблюдение установленных сроков, выполнение ключевых задач проекта может обеспечиваться системой санкций и поощрений, закрепленной в трудовых контрактах.

Заключение контрактов с поставщиками и подрядчиками

В ходе формирования внутренней правовой среды проекта особого внимания требуют вопросы правового обеспечения заключения контрактов с поставщиками и подрядчиками. Здесь следует выделить три основных группы процедур:

1. Определение порядка выбора поставщиков и подрядчиков. В зависимости от требований заказчика (инвестора) проекта, видов выполняемых работ и поставляемых материалов выбор поставщиков и подрядчиков может осуществляться на основании тендера (открытого либо закрытого), творческого конкурса, мониторинга рынка и иных способах. Помимо установления способа выбора поставщиков и подрядчиков необходимо определить ключевые критерии, на основании которых будет осуществляться такой выбор. Как правило, приоритетность тех или иных критериев зависит от типа решаемых задач. Так, например, при определении поставщика широко распространенных строительных материалов решающим критерием является стоимость контракта, в то же время основным условием выбора поставщика уникального отделочного материала может являться срок поставки.

2. Определение порядка согласования контрактов. Имеется распространенное мнение, что разработка условий контракта является исключительно обязанностью юридической службы. Такой подход заранее определяет появление проблем и разногласий в ходе исполнения контракта. Условия контракта должны разрабатываться и согласовываться членами команды проекта, линейными службами организации в пределах их компетенции и ответственности (таблица 2). В то же время, юридическая служба должна четко понимать, какие цели должны быть достигнуты по исполнении контракта, и предложить варианты обеспечения достижения этих целей. Так, в целях соблюдения исполнения сроков, предусмотренных длящимися контрактами, необходимо определить промежуточные результаты работ (услуг, поставок), а также санкции в случае нарушения установленных сроков. Кроме того, возможно установление поощрений (бонусов), выплачиваемых по выполнению всех условий контракта.

Таблица 2. Пример распределения ответственности при согласовании условий контрактов

Роль в команде проекта, служба организации	Условия контракта
Менеджер проекта, инженер проекта	Предмет контракта
Инженер проекта, менеджер по закупкам и поставкам	Стоимость контракта
Менеджер проекта, инженер проекта, менеджер по закупкам и поставкам	Сроки исполнения контракта, в том числе промежуточные этапы выполнения работ, поставки оборудования и материалов
Инженер проекта, финансовая служба организации	Соответствие условий контракта бюджету проекта
Менеджер проекта, инженер проекта	Соответствие условий контракта календарному плану проекта.
Юридическая служба организации	Обеспечительные условия контракта
Финансовая служба организации, бухгалтерия организации	Экономическая целесообразность заключения контракта, налоговые аспекты
Бухгалтерия организации	Реквизиты
Юридическая служба организации	Представительство при заключении контракта

3. Заключение контрактов. Процедура заключения контрактов должна проходить при непосредственном участии юридической службы, задачами которой является обеспечение законности процедуры подписания (проверка полномочий лиц, подписывающих контракт, способов подписания контракта и др.).

Фаза реализации проекта

На фазе реализации проекта задачей системы правового обеспечения является отслеживание текущих изменений внешней и внутренней среды проекта. Основным инструментом на указанном этапе становится мониторинг. Правовой мониторинг - это контроль за изменением и развитием внутренней среды проекта и правового окружения проекта с систематическим представлением полученных результатов членам команды проекта. К действиям, совершаемым на фазе реализации, относятся:

1. Мониторинг изменений действующего законодательства и иных нормативных актов с целью определения изменений, влияющих на проект. Правовое реагирование на изменения.
2. Мониторинг состояния реализации проекта. Применение стимулирующих норм и санкций, предусмотренных договорами и контрактами.
3. Легализация изменений проекта.
   

Завершающая фаза проекта

Для завершающей фазы проекта характерно закрытие контрактов и трудовых договоров. Как правило, данной процедуре предшествует правовой аудит исполнения контрактов. По завершению проекта локальные правовые акты проекта подлежат архивации в соответствии с требованиями действующего законодательства и регламентами организации.


В рамках настоящего доклада рассмотрены общие вопросы функционирования системы правового обеспечения проекта. Подробное изучение используемых процедур является достаточно объемным и может служить предметом отдельного исследования. Результативность действия системы правового обеспечения будет зависеть в первую очередь от степени взаимосвязи используемых в ней процедур с другими инструментами управления.